OCR
In de applicatie kun je gebruik maken van de OCR (herken) functionaliteit. De herkende gegevens zijn zichtbaar op het document middels blauwe omlijningen. Deze omlijningen zijn standaard zichtbaar in de werklijst wanneer de transactie zich nog in de eerste stap bevindt van de gehele flow (meestal is dit “Coderen”). Om de kaders van de herkende gegevens handmatig te tonen of juist te verbergen, klik je op de 3 puntjes en vervolgens op Show OCR regions:
Daarnaast bestaat er variatie in de betekenis op basis van het kleurgebruik van de omlijnde gegevens:
- Blauw: Om alle herkende gegevens aan te duiden.
- Groen: Om het herkende gegeven aan te duiden op basis van het veld waarin je staat op het transactieformulier.
- Oranje: Om aan te duiden dat het handmatig ingevoerde gegeven in het transactieformulier niet overeenkomt met het door de OCR herkende gegeven hiervoor.
De herkende OCR gegevens worden altijd ingevuld, ook wanneer de leverancier zelf niet herkend is.
Hiervoor is het wel van belang dat de factuur van goede kwaliteit is. Als deze scheef is gescand of een gekleurde achtergrond heeft, is het vaak lastig om goede resultaten te krijgen. Ook handgeschreven notities staan een goede herkenning in de weg.
Voor het herkennen van gegevens zoekt de OCR op de factuur naar bepaalde woorden. Bijvoorbeeld “factuurnummer” en het gegeven dat daarnaast staat is dan het factuurnummer. Uitzondering hierop is de leverancier; daarvoor leest de OCR de hele factuur en gebruikt banknummer, KvK-nummer en BTW-nummer om de leverancier op te zoeken. Deze gegevens krijgen geen gekleurd kader op de factuur.
Hoe feedback over OCR resultaten in te sturen
Indien de OCR incorrecte data heeft herkend, dan kunt u zelf feedback geven. In de codeer werklijst kun je rechts boven het document op de 3 puntjes klikken en voor Optimize recognition kiezen:
Zodoende krijg je een pop-up te zien waarin je één of meer van de volgende velden kunt doorgeven welke de volgende keer beter/completer herkend dient te worden:
- Leverancier
- Factuurbedrag
- Factuurnummer leverancier
- Factuurdatum
- Lijnherkenning (indien van toepassing)
Na het invullen van het te optimaliseren veld druk je op Send en het verzoek wordt direct naar de OCR service verstuurd. Je ontvangt geen terugkoppeling hiervan, het gaat hierbij puur om het doorgeven. Dit betekent dus ook dat je geen ticket meer hoeft aan te maken via de Onventis Service portal om de herkenning te laten optimaliseren, daar je dit nu zelf kunt.
Invoicesharing
Steeds meer leveranciers kunnen facturen in puur digitale vorm aanleveren, zodat deze volledig automatisch geboekt kan worden. Dan worden bijvoorbeeld ook de regels van de factuur al helemaal ingevuld. Wij werken hiervoor met de tussenpartij InvoiceSharing, die de facturen van de leverancier ontvangt, omzet naar het juiste formaat en vervolgens naar de Onventis omgeving stuurt. Daar kunnen ze dan worden verwerkt.
Het gebruik van deze functionaliteit moet worden ingeregeld door iemand van Onventis. Elke leverancier levert zijn gegevens namelijk weer op een andere manier aan, waardoor dit ook per leverancier moet worden ingesteld.
Robot-gebruiker
De robot kan het boeken en matchen van facturen overnemen.
De robot maakt gebruik van de gegevens van de OCR of, nog beter, van de digitale facturen via InvoiceSharing. Op basis van de beschikbare data zoekt de robot naar een match van de factuur met een ontvangstbewijs, contract of inkooporder. Of hij boekt de factuur op basis van een vaste boeking voor de leverancier.
De robot controleert de factuur vervolgens op verschillen. Bij een afwijking plaatst de robot het document in een werklijst van de verantwoordelijke medewerker ter beoordeling en correctie. Als hij geen mismatch vindt, verwerkt de robot het document automatisch zonder menselijke inmenging.
De robot is een aparte gebruiker in je licentie. Alle facturen komen eerst bij hem in de werklijst en wat er daarna gebeurt is afhankelijk van hoe het is ingericht: als er een order is gevonden en alles klopt, dan hoeft de factuur niet meer beoordeeld te worden. Het is ook mogelijk om de factuur toch altijd bij de codeurs te plaatsen, zodat zij hem kunnen nakijken en eventueel aanvullen.
Om gebruikt te maken van de robot kun je contact opnemen met de supportafdeling.